Az időrabló meetingek elkerülésének 42 bevált módszere

Ismerős az érzés, amikor egy megbeszélés szétesik a fókuszvesztett témák, a túlbeszélt részletek vagy a konfliktusok miatt? A legtöbben tapasztaltuk már, hogy a rosszul vezetett meetingek időt rabolnak, csökkentik a csapat hatékonyságát, és rejtett költségekkel terhelik meg a szervezetet.

Ezekre a mindennapi kihívásokra hozunk 21 életmentő megoldáspirulát. Használd a meetingjeid közben ezeket a kifejezéseket és érd a meeting célját kisujjból kirázva úgy, hogy közben a résztvevőket erősebb, jobb csapattá kovácsolod.

21 meetinghelyzet és megoldásuk

1. A résztvevők off-topic témákat kezdenek megbeszélni.
   • „Ez egy érdekes téma, talán külön megbeszélhetnénk később?”
   • „Mit szólnátok, ha most a napi célokra koncentrálnánk, és ezt később folytatnánk?”
2. Valaki túl hosszú monológot tart.
   • „Lehet, hogy ezt a részletet érdemes lenne később kibontani. Most próbáljuk meg röviden tartani.”
   • „Köszönöm a részletes magyarázatot, talán a lényegre összpontosíthatnánk, hogy a többiek is szóhoz jussanak.”
3. Egy csapattag folyamatosan panaszkodik.
   • „Értem, hogy ez frusztráló lehet. Talán együtt tudnánk kitalálni egy megoldást?”
   • „Megértem a kihívást, fókuszáljunk arra, hogyan tudunk előrelépni.”
4. Technikai probléma miatt késések vannak.
   • „Amíg megoldódik a technikai hiba, haladhatunk a többi kérdéssel.”
   • „Ha rendben van, folytatjuk addig, amíg elhárul a probléma.”
5. Egy csapattag nem szólal meg.
   • “Mindenki véleményére kíváncsiak vagyunk. Hallgassunk meg olyat is, aki még keveset szólt hozzá.”,
   • “Hagyjuk érvényesülni azokat, akik eddig a háttérben voltak.”
6. Túl sok a technikai részlet.
   • „Nagyon érdekesek ezek a részletek, egy másik időpontban mélyebben is belemehetnénk, de most kanyarodjunk vissza az eredeti témához..”
   • „Most talán maradjunk a fő pontokon, a technikai részletekre később visszatérhetünk.”
7. A meeting időben túlnyúlik.
   • „Lassan kifutunk az időből, zárjuk le a beszélgetést, és ami maradt, azt később folytassuk.”
   • „Látom, hogy még lenne mit megbeszélni, egy következő időpontban folytassuk majd. Előtte foglaljuk össze a következő lépéseket.”
8. Nem egyértelmű a meeting célja.
   • „Mi lenne, ha még egyszer összefoglalnánk a meeting célját, hogy mindenki tisztán lásson?”
   • „Szerintetek, mi az a fő eredmény, amit mindenképp el akarunk érni ezen a meetingen?”
9. Nincs konszenzus a prioritásokról.
   • A felsorolt feladatok közül végül, melyik az amelyik a legfontosabb?
   • Olyan nincs, hogy mindegyik fontos. Egy sorrendet állítsunk fel, hogy tisztában legyünk a prioritásokkal.
10. A csapat védekezően reagál egy építő jellegű visszajelzésre.
    • „Tekintsünk erre a visszajelzésre egy lehetőségként a fejlődésre. Mit gondoltok?”
    • „Talán érdemes lenne úgy tekinteni a visszajelzésekre, mint egy új nézőpontra, amiből tanulhatunk.”
11. Valaki kritikusan beszél más csapattag munkájáról.
    • “Meg tudnád fogalmazni úgy, hogy a másik konkrét cselekvéseire adsz visszajelzést a cselekvő helyett?”
    • „Próbáljuk meg úgy fogalmazni a visszajelzéseket, hogy azok előrevivőek, konstruktívak legyenek.”
12. A csapat nem von le tanulságokat a korábbi hibákból.
    • „Emlékezzünk, hogy ezek a hibák tanulási lehetőségek is. Hogyan tudnánk elkerülni őket a jövőben?”
    • „Talán érdemes lenne áttekinteni, mit tanultunk, és hogyan hasznosíthatnánk ezt most.”
13. Nincs konkrét akcióterv a meeting végén.
    • „Mi lenne, ha most meghatároznánk néhány konkrét lépést határidőhöz kötve
    • „Szerintetek mi lehet az első konkrét lépés, amit megtehetünk a célunk elérése érdekében?”
14. Valaki dominálja a beszélgetést.
    • „Nagyon értékes a hozzájárulásod, most adjunk teret másoknak is, hogy meghallgassuk mindenki véleményét.”
    • „Nagyon fontos, amit mondasz, mit gondoltok, milyen más nézőpontokat tudnánk még behozni?”
15. Túl sok téma kerül fel az ötletek/megoldandók listájára.
    • „Érdemes lenne kiválasztani egy-két fő témát, amire most koncentrálunk, és a többit későbbre hagyjuk.”
16. A csapat nem tud dönteni a változtatásokról.
    • „Lehet, hogy segítene, ha most szavaznánk, vagy röviden összefoglalnánk a lehetőségeket.”
    • „Mit gondoltok, ha most kiválasztanánk egy-két dolgot, amit kipróbálunk, és később visszatérnénk rá, hogy működött-e?”
17. Valaki folyamatosan félbeszakítja a másikat egy megbeszélésen.
    • „Nagyon hasznos lenne meghallgatnunk a többiek véleményét is, hogy teljes képet kapjunk.”
18. Konfliktus alakul ki két csapattag között.
    • „Lehet, hogy érdemes lenne most külön beszélgetni erről, hogy mindenki elmondhassa a saját nézőpontját.”
    • „Mit gondoltok, tudnánk-e közösen megoldást találni erre a helyzetre?”

19. Valaki folyamatosan elutasítja mások javaslatait

• „Álljunk nyitottan a különböző javaslatokhoz, hiszen mindegyikből tanulhatunk. Utána majd eldöntjük, hogyan tovább.”
• „Mi lenne, ha most kipróbálnánk egy másik megközelítést, és utána megnéznénk, hogy működik?”

20. Valaki nem tartja be a csapat által közösen meghozott szabályokat.
    • „Emlékeztetnélek, hogy ez egy közösen hozott döntés volt. Mit gondolsz, hogyan tudnánk közösen következetesebbek lenni?”
    • „Lehet, hogy érdemes lenne átbeszélni, miért fontosak ezek a szabályok a csapat számára.”

21. A csapat nem halad a vállalt feladatokkal, de nem keresik az okokat.
    • „Érdemes lenne most megállni, és átbeszélni, mi lehet az oka a lassabb haladásnak.”
    • „Mit gondoltok, hogyan tudnánk közösen kideríteni, mi akadályozza a haladást?”

Ha többet szeretnél tudni arról,

• hogyan tartsd fókuszban a beszélgetést.
• milyen eszközöket használhatsz a nehéz résztvevők kezelésére konfliktus nélkül.
• hogyan fejlesztheted a döntéshozatal sebességét és minőségét és a közös munka fókuszát.
• hogyan vonj be mindenkit, még a csendesebb kollégákat is.

Akkor foglald le a helyed a Mesteri meetingek képzésünkön!

Ne hagyd, hogy a gyenge meetingek hátráltassák a csapatod eredményeit!

Tedd a meetingjeidet eredményesebbé, és vezess úgy, ahogyan mindig is szerettél volna!