Scrum Masterként gyakran olyan döntések meghozatalában kell segítenünk csapatainkat, amelyekhez saját magunk egyáltalán nem vagy csak alig-alig értünk. A kollaboratív döntéshozatal pontosan egy ilyen helyzet, ahol hasznos, ha tudjuk, milyen folyamatok játszódnak le. Ez egy részvételen alapuló konszenzusos döntéshozatal, mely során facilitátorként igen nagy szerepe van egy Scrum Masternek.
Ez a fajta döntéshozatal számos előnnyel rendelkezik: mivel az összes csapattag részt vesz a folyamatban, így biztosítható, hogy az összes elképzelhető vélemény és opció meghallgatásra kerüljön, és a valóban a résztvevők “szülhessék meg”, ill. generálhassák a megoldásokat, így a végső megoldás mellett is valóban elkötelezett lehet a csapat. Az odavezető út azonban nem döccenőmentes.
A kollaboratív döntéshozatal lépései
Kollaboratív döntéshozatal 1. lépése: A probléma felvetése és félmegoldások
Első lépésként felvetődik megoldandó probléma, ami pár tisztázó kérdést követőén egyértelműbbé válik, kikristályosodik. Ezt követően gyakran a már korábban felbukkanó félmegoldások, workaroundok hangoznak el a csapattagok részéről, ami látszólagos egyetértést, fals konklúziót eredményez.
A facilitátor feladata a probléma felvetésekor az, hogy tisztázó kérdésekkel segítse a csapatát, majd a fals konklúzió levonását követőén teret adjon az új, eltérő gondolatoknak, ha vannak, illetve kérdéseivel újabb feltételezéseket, véleményeket, lehetőségeket generáljon.
Kollaboratív döntéshozatal 2. lépése: Divergencia
Az új vélemények elhangzásával kezdődik el a divergens gondolkodás, amikor a résztvevők újabb és újabb ötletekkel jönnek elő, ezek az ötletek pedig újabb, korábban nem hallott gondatszikrákat csiholnak.
Ezen a ponton a facilitátornak az a feladata, hogy minden gondolatnak teret adjon, hogy mindenki véleménye és ötlete meghallgatásra találjon. A facilitátornak bátorítania kell a résztvevőket, hangsúlyozva, hogy nincsen rossz álláspont, mindegyik gondolatcsíra hozzájárulhat a végső megoldáshoz.
Kollaboratív döntéshozatal 3. lépése: Groan Zone
Amikor már az összes elképzelhető gondolat, ötletfoszlány, vélemény, álláspont meghallgatásra került, akkor a csapat szinte elkerülhetetlenül a Groan Zone fázisába lép — megakad, megtorpan. Ebben a fázisban a résztvevők elkezdik az ötletek szelektálását, megpróbálkoznak azzal, hogy az elhangzott ötletekből valódi megoldásokat gyártsanak. Ekkor gyakran érzik magukat frusztráltnak, mert nem látnak kiutat a helyzetből, azt érzik, hogy “egy helyben toporgunk” illetve “körbe-körbe járkálunk”. A groan zone azonban legtöbbször csak ideiglenes akadály — pont az a szerepe, hogy a résztvevők a divergens gondolkodás során elhangzottakat szintetizálják, és a problémamegoldást a konvergencia felé indíthassák el.
Ebben a fázisban a facilitátornak az a feladata – a további feladatairól itt írunk -, hogy a résztvevők figyelmét folyamatosan a megoldandó feladatra összpontosítsa, és “teret tartva” számukra biztosítsa őket arról, hogy a konvergencia, a megoldás igenis lehetséges. Elő kell segítenie azt, hogy a résztvevők átléphessenek ezen az állapoton, és egy konkrét megoldás felé indulhassanak el.
A groan zone fájdalmas, kényelmetlen (öt- vagy tíz) perceket okozhat, így csábító lehet a facilitátor számára az, hogy a kezdeményezést magához ragadva indítsa el a konvergens gondolkodás folyamatát. Ezzel azonban pont ellenkező hatást érhet el: megfosztja a csapatot az önszerveződés lehetőségétől, és odalesz a csapat buy-inje is, ami — végső esetben — a javasolt megoldás szabotálásához is vezethet.
Kollaboratív döntéshozatal 4. lépése: Konvergencia
A Groan Zone idővel lecseng, a csapat elindul a konvergencia felé. A divergencia során elhangzó ötleteket szintetizálva formálódik, konszolidálódik a lehetséges megoldás — a résztvevők egymás ötleteire alapozva közös megoldást építenek fel.
Itt a facilitátor feladata, hogy gyakori összegzésekkel segítse letisztázni és finomhangolni a csapat közös megoldását.
Kollaboratív döntéshozatal 5. lépése: Lezárás
Amikor a csapat közösen felvázolt egy lehetséges megoldást, a tagok kiosztják egymás között a feladatokat és megkezdik a megoldás végrehajtását.
Itt a facilitátor feladata ebben a fázisban az, hogy meggyőződjön arról, hogy a döntéssel/megoldással mindenki egyetért, a csapat “megvette” a megoldást, és hogy mindenki tisztában van a következő lépésekkel.
Összegzés
A részvételi konszenzusos döntéshozatal egyáltalán nem könnyű műfaj — sem a csapattagok, sem pedig a facilitátor számára. Érdemes a fenti modellt észben tartani, mert a facilitátor pusztán már azzal is rengeteget segíthet, ha tudatosan felismeri, hogy csapata pontosan hol is tart a folyamatban, és ezekben a fázisokban mire van szükség a konvergencia majd a megoldás elérése érdekében. Erre a Scrum események között tökéletes példa a retrospektív – melyről hivatalosan a Scrum Guide-ban olvashatsz többet. Ha te is kipróbálnád, hogyan megy a gyakorlatban, nézz körbe a képzéseink közt.
