Varázsigeként működő mondatok a konfliktusmentes meetingekhez

1-9: Napindító meeting

1. A résztvevők off-topic témákat kezdenek megbeszélni.
   • „Ez egy érdekes téma, talán külön megbeszélhetnénk később?”
   • „Mit szólnátok, ha most a napi célokra koncentrálnánk, és ezt később folytatnánk?”
2. Valaki túl hosszú monológot tart.
   • „Lehet, hogy ezt a részletet érdemes lenne később kibontani. Most próbáljuk meg röviden tartani.”
   • „Köszönöm a részletes magyarázatot, talán a lényegre összpontosíthatnánk, hogy a többiek is szóhoz jussanak.”
3. Egy csapattag folyamatosan panaszkodik.
   • „Értem, hogy ez frusztráló lehet. Talán együtt tudnánk kitalálni egy megoldást?”
   • „Megértem a kihívást, fókuszáljunk arra, hogyan tudunk előrelépni.”
4. Technikai probléma miatt késések vannak.
   • „Amíg megoldódik a technikai hiba, haladhatunk a többi kérdéssel.”
   • „Ha rendben van, folytatjuk addig, amíg elhárul a probléma.”
5. Egy csapattag nem szólal meg.
   • “Mindenki véleményére kíváncsiak vagyunk. Hallgassunk meg olyat is, aki még keveset szólt hozzá.”,
   • “Hagyjuk érvényesülni azokat, akik eddig a háttérben voltak.”
6. Túl sok a technikai részlet.
   • „Nagyon érdekesek ezek a részletek, egy másik időpontban mélyebben is belemehetnénk, de most kanyarodjunk vissza az eredeti témához..”
   • „Most talán maradjunk a fő pontokon, a technikai részletekre később visszatérhetünk.”
7. Egy csapattag folyamatosan akadályokba ütközik, de nem kér segítséget.
   • „Látom, hogy vannak kihívások, gondolod, hogy együtt könnyebben találnánk megoldást?”
   • „Szívesen segítünk, ha úgy érzed, elakadnál. Mennyire lenne hasznos, ha beszélnénk róla?”
8. A meeting időben túlnyúlik.
   • „Lassan kifutunk az időből, zárjuk le a beszélgetést, és ami maradt, azt később folytassuk.”
   • „Látom, hogy még lenne mit megbeszélni, egy következő időpontban folytassuk majd. Előtte foglaljuk össze a következő lépéseket.”
9. A csapat nem veszi komolyan a reggeli napindító meeting formátumát.
   • „Emlékeztetnélek arra, hogy ez egy gyors, napi szinkronizálás. Tartsuk meg a fókuszt a rövid, lényegretörő beszélgetésen.”
   • „Mi lenne, ha kipróbálnánk, hogy egy kicsit célzottabban beszélünk, hogy mindenki gyorsabban végezzen?”

10-24: Tervezés

10. Túl sok feladatot kellene határidőre megvalósítani
    • „Lehet, hogy érdemes lenne újragondolni a prioritásokat, hogy min kezdjünk el dolgozni.”
    • „Mit gondoltok, tudnánk kicsit szűkíteni a fókuszt, hogy reális maradjon a terv?”
11. Nem egyértelmű a cél.
    • „Mi lenne, ha még egyszer összefoglalnánk a következő időszak célját, hogy mindenki tisztán lásson?”
    • „Szerintetek, mi az a fő eredmény, amit mindenképp el akarunk érni ebben az időszakban?”
12. A feladatok nincsenek megfelelően lebontva.
    • „Tudnánk kisebb részfeladatokra bontani ezeket, hogy könnyebben kezelhetők legyenek?”
    • „Mit gondoltok, ha ezeket kisebb darabokra szednénk, talán jobban látnánk a haladást?”
13. A Megrendelő/Projekt Menedzser/ Vezető túl sok technikai részletbe megy bele.
    • „Tudnánk talán inkább a ‘miért’-re és a célra fókuszálni, a technikai megvalósítást rábízva a csapatra?”
    • „Lehet, hogy a csapat könnyebben boldogulna, ha a nagyobb képre összpontosítunk.”
14. Túl sok változó vagy kockázat van.
    • „Ezek a kockázatok most még bizonytalanok, talán érdemes lenne egy tervet készíteni ezek kezelésére.”
    • „Mit gondoltok, fel tudnánk készülni ezekre a bizonytalanságokra, mielőtt belevesszük a sprintbe?”
15. A csapat túlságosan optimista a határidőkkel kapcsolatban.
    • „Lehet, hogy érdemes lenne egy konzervatívabb becslést készíteni, hogy biztosan ne fussunk ki az időből?”
    • „Mit gondoltok, mi lehet a terv, ha valami miatt mégsem tudnánk tartani az ütemet?”
16. Nincs konszenzus a prioritásokról.
    • A felsorolt feladatok közül végül, melyik az amelyik a legfontosabb?
    • Olyan nincs, hogy mindegyik fontos. Egy sorrendet állítsunk fel, hogy tisztában legyünk a prioritásokkal.
17. A feladatok túlságosan nagyok.
    • „Próbáljuk meg kisebb darabokra bontani a feladatot, hogy könnyebb legyen kezelni.”
    • „Mit gondoltok, mi lehetne az első lépés ebben a feladatban, amit külön is elkezdhetnénk?”
18. A Megrendelő/Projekt Menedzser/ Vezető elégedetlen a bemutatott eredménnyel.
    • „Érdekelne, hogy szerinted mi az, amit leginkább javítani kellene, hogy közelebb kerüljünk a célhoz?”
    • „Szerinted mi lenne az a legfontosabb változtatás, ami a legtöbb értéket hozná?”
19. A csapat védekezően reagál a visszajelzésekre.
    • „Tekintsünk erre a visszajelzésre egy lehetőségként a fejlődésre. Mit gondoltok?”
    • „Talán érdemes lenne úgy tekinteni a visszajelzésekre, mint egy új nézőpontra, amiből tanulhatunk.”
20. A Megrendelő/Projekt Menedzser/ Vezető nem ad konkrét visszajelzést.
    • „Nagyon érdekelne a véleményed, mi az, ami különösen hasznos volt, vagy esetleg még fejleszteni kellene?”
    • „Nézzük át részletesebben is, mi tetszett, és mi az, amin érdemes lenne változtatni.”
21. Valaki kritikusan beszél más csapattag munkájáról.
    • “Meg tudnád fogalmazni úgy, hogy a másik konkrét cselekvéseire adsz visszajelzést a cselekvő helyett?”
    • „Próbáljuk meg úgy fogalmazni a visszajelzéseket, hogy azok előrevivőek, konstruktívak legyenek.”
22. A csapat nem büszke az elért eredményekre
    • „Ne feledjük, hogy minden egyes lépés egy tanulási folyamat része, és így is értékes
    • „Mindig van lehetőség a fejlődésre, de ne becsüljük alá azt, amit eddig elértünk.”
23. A vezető nem vesz részt aktívan a bemutatón.
    • „Szívesen hallanám a véleményedet, mit gondolsz az elért eredményekről.”
    • „Mit gondolsz, mi az, ami igazán jól sikerült, vagy esetleg fejleszteni kellene?”

24-31: Visszatekintés / Way of Working fejlesztése meeting

24. A csapat nem osztja meg őszintén a visszajelzéseit.
    • „Fontos, hogy nyitottak legyünk egymás iránt, hiszen a fejlődéshez szükség van a visszajelzésekre.”
    • „Mit gondoltok, hogyan tudnánk biztonságosabb környezetet teremteni az őszinte megosztáshoz?”
25. Csak negatív visszajelzések hangzanak el.
    • „Emlékezzünk arra is, hogy mi az, ami jól működött, mert ezekre tudunk építeni
    • „Nagyon fontosak a javítandó pontok, de ne felejtsük el azt sem, ami jól sikerült.”
26. A csapat nem von le tanulságokat a korábbi hibákból.
    • „Emlékezzünk, hogy ezek a hibák tanulási lehetőségek is. Hogyan tudnánk elkerülni őket a jövőben?”
    • „Talán érdemes lenne áttekinteni, mit tanultunk, és hogyan hasznosíthatnánk ezt most.”
27. Nincs konkrét akcióterv a meeting végén.
    • „Mi lenne, ha most meghatároznánk néhány konkrét lépést határidőhöz kötve
    • „Szerintetek mi lehet az első konkrét lépés, amit beépíthetünk a munkánkba a jövőben?”
28. Valaki dominálja a beszélgetést.
    • „Nagyon értékes a hozzájárulásod, most adjunk teret másoknak is, hogy meghallgassuk mindenki véleményét.”
    • „Nagyon fontos, amit mondasz, mit gondoltok, milyen más nézőpontokat tudnánk még behozni?”
29. A csapat nem akar változtatni a működésén.
    • „Mindig van lehetőség a fejlődésre, szerintetek van valami, amit érdemes lenne kipróbálni a következő időszakban?”
    • „Mit gondoltok, tudnánk-e priorizálni a témákat, hogy a legfontosabbakra fókuszáljunk?”
30. Túl sok téma kerül fel az ötletek/megoldandók listájára.
    • „Érdemes lenne kiválasztani egy-két fő témát, amire most koncentrálunk, és a többit későbbre hagyjuk.”
31. A csapat nem tud dönteni a változtatásokról.
    • „Lehet, hogy segítene, ha most szavaznánk, vagy röviden összefoglalnánk a lehetőségeket.”
    • „Mit gondoltok, ha most kiválasztanánk egy-két dolgot, amit kipróbálunk, és később visszatérnénk rá, hogy működött-e?”

32-39: Ad hoc helyzetek és konfliktusok

32. Valaki folyamatosan félbeszakítja a másikat egy megbeszélésen.
    • „Nagyon hasznos lenne meghallgatnunk a többiek véleményét is, hogy teljes képet kapjunk.”

33. Konfliktus alakul ki két csapattag között.
    • „Lehet, hogy érdemes lenne most külön beszélgetni erről, hogy mindenki elmondhassa a saját nézőpontját.”
    • „Mit gondoltok, tudnánk-e közösen megoldást találni erre a helyzetre?”

34. Egy csapattag túlterhelt, de nem mer szólni.
    • „Látszik, hogy sok minden van a tányérodon, hogyan tudnánk segíteni, hogy könnyebb legyen?”
    • „Szívesen segítenénk, ha szükséged van támogatásra. Beszéljünk róla, hogyan tudnánk elosztani a feladatokat.”

35. Valaki folyamatosan elutasítja mások javaslatait.
    • „Álljunk nyitottan a különböző javaslatokhoz, hiszen mindegyikből tanulhatunk. Utána majd eldöntjük, hogyan tovább.”
    • „Mi lenne, ha most kipróbálnánk egy másik megközelítést, és utána megnéznénk, hogy működik?”

36. Valaki nem tartja be a csapat által közösen meghozott szabályokat.
    • „Emlékeztetnélek, hogy ez egy közösen hozott döntés volt. Mit gondolsz, hogyan tudnánk közösen következetesebbek lenni?”
    • „Lehet, hogy érdemes lenne átbeszélni, miért fontosak ezek a szabályok a csapat számára.”

37. A csapat nem halad a vállalt feladatokkal, de nem keresik az okokat.
    • „Érdemes lenne most megállni, és átbeszélni, mi lehet az oka a lassabb haladásnak.”
    • „Mit gondoltok, hogyan tudnánk közösen kideríteni, mi akadályozza a haladást?”

38. Egy csapattag túlságosan optimista a határidőkkel kapcsolatban.
    • „Nagyon jó, hogy pozitívan látod a helyzetet, de talán nézzük meg, hogy mennyire jöttek be korábban a számításaink és ahhoz igazítsuk a mostani vállalásainkat.”
    • „Mit gondolsz, a korábbi becsléseink mennyire voltak helytállóak? Ahhoz képest ez hol helyezkedik el?”

39. Valaki egyértelműen visszatart információt.
    • „Lehet, hogy hasznos lenne, ha megosztanánk minden információt, hogy a csapat jobban együtt tudjon működni.”
    • „Mit gondolsz, van bármi, amit még érdemes lenne megosztani a többiekkel, hogy előrébb jussunk?”