Nyilván te is vettél már részt végtelennek tűnő, eredménytelen meetingeken – onnan ismered fel őket, hogy nyúlnak, mint a rétestészta. Ha tapasztaltál már ilyet, akkor tudod, milyen könnyű elveszíteni a fókuszt és a résztvevők figyelmét. Pedig egy jól vezetett meeting nemcsak hatékony, hanem inspiráló is lehet. Az alábbiakban bemutatjuk azt a négy leggyakoribb hibát, amit meetingek vezetése során elkövethetsz – és természetesen megoldásokat is kínálunk minden egyes problémára.
Az első halálos bűn a meetingeken, ha nincs cél
Képzeld el, hogy hivatalos vagy egy egyórás meetingre, mert „beszélnünk kell az Atlantisz projektről.” A résztvevők különféle elvárásokkal érkeznek: van, aki az aktuális státuszra kíváncsi, más a költségvetést akarja átbeszélni, és van, aki a technikai problémákat oldaná meg. A meeting során mindenki más irányba próbálja terelni a beszélgetést, de végül semmi konkrét döntés nem születik. Mindenki frusztráltan távozik, és az egész egy újabb meetingben folytatódik.
Láttál már ilyet? Ha nincs egyértelműen meghatározott cél, a résztvevők nem tudják, miért vannak ott. Ha nincs cél, a meeting könnyen az időpocsékolás szinonimájává válhat.
Mit tegyél?
Start with why! Fogalmazd meg egy mondatban, hogy miért találkoztok, és mit szeretnél elérni. Például: “Ezen a meetingen meghatározzuk az Atlantisz projekt célját.” A résztvevők így pontosan tudni fogják, mire számítsanak.
Második halálos bűn a meetingeken: a nem megfelelő résztvevők
A meetingek két véglete: amikor mindenkit meghívsz, akinek valaha köze volt a témához, illetve amikor kulcsszereplők hiányoznak.
Az egyik esetben a döntéshozatal akad el, mert a túl sok résztvevő miatt nehéz konszenzusra jutni, a beszélgetés szétszórttá válik, és gyakran elcsúszik az időkeret. Mindenki hozzá akar szólni, vagy épp senki sem érzi magáénak a felelősséget.
A másik esetben az információáramlás szenved csorbát, mivel a megfelelő emberek nélkül az érdemi döntéshozatal lehetetlenné válik, és a meeting végén elkerülhetetlen a „továbbítsuk ezt XY-nak” vagy „erről még külön egyeztetnünk kell” mondatok sora. Mindkét helyzet frusztrációhoz vezethet, és rontja a meeting hatékonyságát.
Mit tegyél?
A résztvevők listáját mindig gondosan állítsd össze. Használd a „kinek van hozzáadott értéke vagy érdeke ebben a témában?” kérdést. És ne feledd: ha valakinek nem kell részt vennie, az is egy értékes döntés.
A harmadik halálos bűn a meetingeken: meeting agenda nélkül
Az agenda nélküli meeting olyan, mintha térkép nélkül mennél tájfutóversenyre. Persze, jó a természetben futni, de ha nincs cél, sosem érsz oda, és előbb-utóbb elfáradsz.
A résztvevők ide-oda bolyonganak a témák között, mindenki más irányba indul, és a végén senki sem tudja, mit értetek el, vagy mit kellene csinálni a továbbiakban. Az ilyen meetingek nemcsak időt pazarolnak, hanem a csapat energiaszintjét és motivációját is csökkenthetik.
Mit tegyél?
Készíts egy egyszerű, de jól strukturált napirendet. Például:
- Rövid összefoglaló az előző döntésekről (5 perc)
- Az Atlantisz-projekt céljainak megvitatása (15 perc)
- Következő lépések meghatározása (5 perc)
Oszd meg az agendát előre, hogy a résztvevők felkészülhessenek.
A negyedik és utolsó halálos bűn a meetingeken: az időkeret túllépése
Kevés dolog bosszantóbb egy meetingnél, ami sosem ér véget. Az emberek figyelme lankad, a döntések pedig elmaradnak. Ilyenkor a beszélgetés gyakran körkörössé válik, mindenki próbál hozzászólni, de konkrét eredmény nélkül. Az időkeret túllépése nemcsak frusztrációt okoz, hanem a következő feladatok elvégzését is akadályozza.
Mit tegyél?
Tartsd tiszteletben az időkereteket! Állíts be időmérőt, vagy jelölj ki egy időfigyelőt, aki szól, ha kicsúsztok az időből. Ha a téma fontos, de több időre van szükség, inkább ütemezzetek egy külön időpontot.
A meeting nem a “szükséges rossz”
A meeting lehet hatékony, fókuszált és inspiráló is – ha tudatosan vezeted. Az említett hibák elkerülése és néhány apró lépés bevezetése garantáltan növeli a résztvevők elégedettségét és a meetingek eredményességét.
Tipp: Kezdd kicsiben! A következő meetingeden tesztelj új megközelítést, például egy jól strukturált agendát vagy az időmérő használatát. A résztvevők hálásak lesznek érte. Ha pedig további ötleteket, formátumokat, struktúrákat szeretnél bevetni, hogy a meetingjeidet magasabb és eredményesebb szintre emeld, gyere el a Mesteri Meetingek képzésünkre.
Kép forrása: Unsplash: vitaly-gariev
